同時進行する時間の流れを見ることができるガントチャート。基本と使い方をご紹介します。

野球監督・解説・評論家などで有名な
野村克也さんがお亡くなりになりました。
心からご冥福をお祈りいたします・・・。

その野村克也さん。著書の中でこんなことをおっしゃっているんです。

よく「長所を伸ばして欠点を補う」などと聞く。
だがこれは間違いだ。

確かに長所を伸ばして引き出してあげれば、
全てうまくいくことはある。
ただ、それはあくまでも結果論だ。

いくら良いところがあっても、欠点を直さないと
往々にして長所を邪魔してしまう。

だから、まずは欠点を直す。

最低限、治す。それを第一に考えるべきだ。

引用元:弱者の流儀 野村克也31の考え

自分の欠点に向き合って直す。
簡単なようで、なかなかむずかしい^^;

私自身、「物事の全体を把握する」っていうのが
すごく苦手でした。特に仕事で^^;

なので、ガントチャートというものを使って

・複数の同時進行する仕事を並べる。
・計画を立てる
・実行する
・計画を立て直す

・・・というのを繰り返して、欠点を克服することに
取り組んできました(^^)

私は建築設計の仕事をしていたので、このガントチャートは馴染み深かったんですけど、

普段使い慣れない方にとっては、どんな使い方があるのか?何を書けば良いのか?迷ってしまうレイアウトでもあるみたいです・・・。

そこで、今回は「ガントチャートって何?どうやって使うの?」ということについてご紹介していきたいと思います。

まずガントチャートとは

科学的管理法の推進者ガントHenry L. Gantt(1861―1919)の考案した管理図。ガント図表ともいう。

(日本大百科全書より)

トリノメ手帳についているガントチャートはこんな書式です。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: CCI_000002-e1574058496295-1024x722.jpg

時間軸(日付)がヨコに流れる表です。

同時進行する用件を、一列に並べて見られる

のが最大の特徴。

全体を俯瞰するのがトリノメ=鳥の瞳なら、ガントチャートは流れを見ることができるので「魚の瞳」とも言えますね。

例えばこんな業種に

ガントチャートはどんな業種でも状況でも便利に使えます。
あえて例としてあげるなら。

・建築設計
・現場工事
・イベントスタッフ関係者
・パーソナルトレーナー
・家庭教師・・・・

などなどなどなど。

共通して言えるのは、

複数の案件が同時進行する
そして、それぞれを把握しておく必要がある

こと。そういったことを把握する状況にある方にオススメです。

左端の欄にプロジェクトや案件の名前を

左端に受け持っている案件を書き出します。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: d52821e64bbc7f788e0769082da1bf97-e1518848938769.jpg

建築関係なら、「物件名」「プロジェクト名」

イベント関係者なら「イベント名」
もしくは、1つのイベントに対する
「広告」「会場」「備品」みたいな「業務名」でもOK。

パーソナルトレーナーや、家庭教師など、
お客様が複数いる場合は「お客様の名前」など
が、当てはまります。

担当している仕事を書き込んでみることで

自分がどれだけの事を抱えているか?

が、一目で把握できる形になります。

プロジェクト把握

一つのプロジェクトについて、各担当者を割り振る

自分がリーダーになって何かイベントなどを仕切る時

などに便利な使い方です。

・内容を詰めて、プログラムを組む担当
・パンフレットなどの準備を行なう印刷物担当
・宣伝活動を行う広報担当

など、担当ごとの進捗状況を確認するのに使います。

ガントチャートって

(上記の写真の、Aプロジェクト、Bプロジェクト、、のところを担当役職名に書き換える感じです。)

締切がある場合は記入する

提出や、報告など、「締め切り」や「期限」これがある場合は、記入します。

枠を赤で囲む

など、一工夫すると目立ってわかりやすくなります。

自分の中の(仮)期限を設定する

それぞれの締め切り・期限を書いたら、

その手前に自分の中の(仮)期限を設定します。

これは私が会社員時代に始めたことなんですが、
言われた通りの締切ではなく、

実際よりも早めに期限を設定することで、
良い意味でのプレッシャーを自分にかける

んです。

これは、仕事の段取り力アップはもちろんなんですが、

予定外の事態に対応するため。

でもありました。冬場だと、

子供が急に熱を出して仕事を休む・・・

なんてこともありますから^^;

下の写真の場合だと、

本当の締め切りは20日だけど、
自分の中での締め切りを17日に設定

しておくわけです。

休む日は前もってブロックする

期限・締め切りを前倒ししたら、

仕事を休む日、出来ない日を前もってブロック

私の場合は斜線を引いています。

「結婚式に出席する」など、自分の予定も書いておいて、

そこは休む前提にしてからスケジュールを組む。

これを意識していきます。

自分で決めた仮の締切から逆算して
実際に行動できる日数を出して行くと、

より具体的に行動が早められるのでオススメです。
(^^)

自分の生活の中での役割を割り振る

仕事以外でもガントチャートは使えます。

生活していると、色んな顔=役割を持ちますよね。

例えば私なら

「お母さん」
「娘」
「妻」
「友人」
「手帳アドバイザー」

そして、忘れてはいけない

「自分」

という一人の人間。

「お母さん」だけに一生懸命になって
「妻」の部分がおざなりになってもいけないし、

家庭だけ大事にし過ぎて、
友人との約束をキャンセルばかり、、、

というのもちょっと考え物。

何が正解か?ではなくて、大事なのは

「バランス」

それぞれについてちゃんと時間をつかえているか?

そのバランスを確認するためにも使えます。

家族の予定を把握する

ガントチャートの1段に
一人ずつ割り振ります。

そして、家族それぞれの予定を記入。

塾や習い事、出張や飲み会など。

普段は給食でも、この日はお弁当がいる!とか、

把握しておくと、慌てる事がなくなります。

ラジオ体操カードのようなチェックリスト

毎日やろうと決めた事。

例えば、ウォーキングや腹筋など。それが

できたかどうか?

チェックリストとしての使い方もあります。

この場合は、左端のスペースにチェックしたい項目を記入。

できたら○印をつけたり、腹筋などなら実際にやった回数を記入したり。
一目見てわかる記録ができるので、特に振り返りに役に立ちます。

まとめ

・複数の仕事を並べる
・担当ごとに並べる
・役割ごとのバランスを見る
・家族の予定を把握する
・チェックリストとして使う

今回は5つのパターンをご紹介しました。

抱えていることがいくつあるのか?

これを振り返って考えるだけでも
頭が整理されて、とてもスッキリとします。

参考になさってみてくださいね。

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(^^)

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