スケジュールを立てる時の手帳の書き方 全てのページに共通するポイントとは
手帳にスケジュールがいっぱい書いてあると、いかにもバリバリがんばってる人に見えます。
逆にスカスカだと、何もしてない人みたいに思えて、ついつい穴埋めするように予定を入れたい気持ちにもなりますよね。
でも、そうじゃないんです(^^)
こんにちは。
構造と一級建築士２０年の実績！
やさしい数字・分析・計画で
事業主様のビジネスアイディアをカタチにする〈スケジューリング・サポート〉
トリノメライフ
タテエツこと、立石エツコです。
手帳にスケジュールを書き込むのは
・自分の生活のバランスを見るため
・大切なことを優先的に生活に組み込めているか？
これを見える化するため、という大きな目的があります。みっちり書いてあれば良いってもんではありません(^^)
そこで今回は、
スケジュールを立てる時の手帳の書き方
について、ポイントをご紹介します。
手帳を使ってスケジュールを立てる 外してはいけないポイントとは
ポイントは３つです。
・休みを目立たせる
・休む日・動かない、動けない日を決める
・動ける日数は少なめに見積もる
では、ご紹介していきますね(^^)
休みを目立たせる
真新しい手帳やカレンダー。
祝祭日や土日が塗りつぶしてあると分かりやすいですが、そうじゃないものもありますよね。
ちなみに、トリノメ手帳は塗りつぶしてません。
「マンスリーの土曜日は青」「日祝祭日は赤」という色分けはしていますが、そこまで見た目に主張はしない雰囲気にしています。
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まず、この休みに色をつけてみましょう。
土日や祝祭日。目立たせることによって1ヶ月、2ヶ月にメリハリがでてくるので、それを感じるのが大きな目的。
色が淡いものの方が、他の情報のジャマをしないので、オススメです。ゼブラのマイルドライナーや、100均ダイソーのソフトマーキングペンを使っています。
色はお好みで。お休みが嬉しくなる自分好みの色を見つけて下さい。
(^^)
参考までに私の基準をご紹介すると、
「忙しさや仕事から解放されて、安らげる」
そんな雰囲気を感じる柔らかめのグリーンを採用しています(*^^*)
で、実際に囲むとこんな感じです。
まっさらな時と比べると、メリハリがつきますよね。1週間の生活リズムが見えて来る感じです♪
これは、マンスリー・ガントチャート・ウィークリー。全てに共通です。
何から書いたらいいか分からない時は、まずココをスタートと決めておくだけでも始めやすくなりますよ。
休む日・動かない、動けない日を決める
世間一般で決まっているお休みが見えたら、次にやるのは
自分基準のお休みを見える化すること。つまり、
「予定を入れない日」「仕事をしない日」に、印をつけること。
- 有給を取って行きたいところがある日 とか、
- 残業はしないと決めた日 とか。
そういう事がある日は、最初に確保しておくんです。
で、この時大事なのは、
「本当に休みがとれるかどうか？」よりも、「休みを取りたい！」という気持ち優先にすること。
「書く」という事は、夢や妄想を、現実とつなげる最初の一歩
人って、ついついできない理由を探しがちです。
「休みたいけど、仕事の状況がわからないし、、、」
とか、
「この辺で締め切りがあるからちょっと難しいんじゃないかな・・・」
とか。
現実的に物事を捉えて考えていくのも大事ですが、まず
自分の気持ちを正直に受け止めてあげることが大事です。
「でも、、、」とか、「だって、、、」とかは、夢や妄想の段階で、その可能性の芽をつんじゃってるわけなんで、すごく勿体無いんですよ。
夢や妄想は自由です。
そして、「書く」という事は、夢や妄想を現実とつなげる最初の一歩なんです。
手帳に休みを沢山とったところで、誰も困りません（笑）遠慮せずに、わがままに。休みたい日を確保していって下さい。
ちなみに、手帳を仕事のみに使っていた時は、ブロックした日には予定を書き込まないので斜線をひいていました。
今は、プライベートも仕事も1冊の手帳に書くので、斜線を引いちゃうと他の予定を書き込むのにちょっと困ります。
そこで、斜線をやめてマーカーで囲む方法に変更しました。
動ける日数は少なめに見積もる
こうやって休む日を決めると、見えてくるのが動ける日。
1ヶ月は30日程度ありますが、「30日あるなあ♪」と、油断していると、あとで痛い目を見ます。特に締め切りなどがある場合。
締め切り日までに、実際に動ける日がどのくらいあるか？手帳を見ながら数えてみてください。多分、想像していたよりもずいぶん少ないはずです。
30日と思っていたのに、実際は10日しかない！Σ(ﾟДﾟ)
なんてことが、ザラに起こります。私はこれで何度、痛い目を見たか・・・・・（苦笑）
痛い目を見て学んだのが次の手順です。
休みをあえて多めにとって、実際の70％位の期間で予定を組む
本来の実働可能な時間が出せたら、もう少し休みを多めにとって、70％くらいまで落としてみましょう。
例えば、「動けるのが10日くらい」と、わかったら、あえて3日休みを増やして、7日くらいにするんです。
この「3日」が、万が一の保険になります。
・思ったよりも手間取ってしまったり
・肝心な時に限ってパソコンが壊れたり（アルアル・・・）
・ネットがつながらなくなったり。。。
こういう予測不可能な事態に備えるという意味もありますし、もし予定通りに終われば、やりきった自信と共に、ご褒美のお休みになります。
ちなみに、70％っていうのは、取り組む仕事のレベルや量、その時の自分の状態によっても変わります。
初めて手掛けることなら、もう少し余裕があった方が良いですし、逆に慣れ親しんだことだったら、余裕が少なめでも構いません。
この辺りは、やはり自分で失敗や成功を繰り返しながらバランスをつかむ事が必要なので、最初の目安にしていただけたらと思います。
まとめ
・休みを目立たせる
・休む日・動かない、動けない日を決める
・動ける日数は少なめに見積もる
手帳を使ったスケジューリング作業がパターン化すると、効率よく動けるようになってきます。
ぜひ活用してみてくださいね。応援しています！
(^^)
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