基本のTODO・タスク管理方法。パターンと時間を決めて効率よく!

この記事では、タスク管理が苦手だった私が、サクサク進めるようになった基本の方法をご紹介します。

TODOとタスク。分けてますか?

こんにちは。

やりたいことが着実にできる毎日を設計する
未来に羽ばたくスケジュールデザイン

若竹夏夕(かゆう)です。

タスク・TODOの管理にはいろいろな方法がありますが、まずは整理してみることが必要。ちなみに簡単に区別すると

・タスク
→決められた期限があり、絶対にやらなければいけないこと

・TODO
→期限が決まっておらず先延ばしが可能なこと

でも。

普段、これを明確に分けて意識していることは
少なくないですか・・・?

ちなみに以前の私は、
明確に分けて意識できていませんでした。
ええ、ゴチャゴチャでした(笑)

これ、何が問題かというと

優先順位をつけるのがすごく難しくなるんです!

区別できていないと、どうしても
期限が差し迫っているものを優先しがちです。
わかります。^^;
でも、ですね。

急ぎの用事ばっかりこなしていると、

いつまで立ってもずっと急ぎの事ばかりで
時間が過ぎてしまう状況から
抜け出せなくなるんです!

人生をよりよい方向に進めるためには

「緊急ではないけど重要なこと」

これを優先してスケジュールに
組み込む必要があります。

とはいえ、それが頭で分かっていても、
一足飛びにそこまではいけないのも
よーく、よーく分かります!

まずは手軽にできることから始めて
みましょう!

ポイントはパターン化

毎回違った順番や書き方で整理すると、
時間がかかってしまうし、なかなか
作業にかかれず効率が悪いです。

そこでオススメなのがパターン化した手順
そって進めること。

・メモ帳とペンを用意
・タスクを書き込む
・優先順位をつける
・手帳に書き込む

ざっくりとこのような手順で進めます。
では、それぞれ順番に見ていきましょう。

メモとペンを用意する

ハガキサイズくらいの紙(12.5cm×9cm程度)
・緑と青のペン

小さすぎると足りませんが、
大きすぎても詰め込みになりやすいです。

写真のメモ帳は100円ショップで
購入したものですが書き心地が良くて
優秀な商品です(^^)

タスクを書き込む

書き方はいろいろありますが、ここではトヨタ式という書き方が分かりやすいのでご紹介しますね。

緑色で線を引きます

横に7行、タテに4列。これで、7×4=28マスができます。

1番左の列に役割を書き入れます

私の場合だと、今現在は

・自分
・鳥の瞳ライフの事
・妻
・母
・友人
・娘
・町内会役員

という7種類の役割があるので7段にしています。

※ちなみに、本来のトヨタ式は4段です。
私は7種類ですが、環境や状況で変化しますから
ここはご自身の状況に合わせて設定してみてくださいね。
(^^)

やることをマスの中に書き入れます

左の列にかいた役割ごとに、やることを書き込みます。

この時のポイントは『2分以内』で書く事。
タイマーを使って、集中して済ませましょう。

最も重要に○印

書き出したやることの内、
「最も重要だ」と思う事に○印をつけます。

最大で3つまで。

今日中に絶対やることに△印

これも最大で3つまで。

放って置くとまずい事に□印

これも最大で3つです。

この印がついたものから順に、
1、2・・・と、番号を振っていきましょう。

タスクとTODOという分け方でいくと、

・タスク今日中に絶対やること
△印

・TODO=ほっておくとまずいこと・重要

□印、○印

なので、重要(○印)を最優先に
順番をふっていくのがポイントです。

トップ3が今日確実にできればOK.

逆にソレ以外は、最悪できなくても構わないと割り切ります。

「いやいや!印がついたやつは全部できないと困るぜ!」

っていう時は、そこまでが確実にやるラインとして下さい。がんばって(笑)

この次に、ウィークリーの時間軸に落とし込んで行って実行!となります。

100円ショップで買えるアレが便利!

時間を測るタイマーは、スマホや携帯にもついていますが、

  1)画面ロック解除

  2)アプリを探す

  3)アプリを起動

  4)タイマー設定

  5)タイマー開始

という手間が気になったので、

  1)タイマー設定

  2)タイマー開始

と、ツーステップで済むキッチンタイマーを買ってしまいました。

ストレスフリー(笑)100円ショップで買えますのでね(#^^#)

優先順位をつけること、つまり

「自分にとって大切なこと」
「いざとなったら切り捨てられること」

この二点を明確にすることは、様々な選択の場面で求められてきます。

物を片づけて捨てる時、人間関係、お金の使い方、住む場所を選ぶ時、新しいものを買う時などなど。

タスク管理は、そのための筋トレにもなるので、ぜひ、そういう視点で取り組んでみてくださいね(*^^*)

↓この方法はこちらの本を参考にしています。

鳥の瞳ライフ無料メールマガジン

トリノメライフの最新情報や視点を変えるために必要なヒントをメールでお届けしています。
ぜひご登録ください。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください