振り返りと業務記録に活用できる手帳のウィークリーページの使い方とは?

今週はどのくらい作業が進んだか?請求書を書く時に、作業時間数を計算したりということ、個人で仕事をしているとありませんか?そういう時に、サッと進めることができたらラクチンですよね。手帳のウィークリーを活用するとそれが簡単にできるんです。

今回は、トリノメ手帳のウィークリーページを使った振り返りや業務記録の使い方をご紹介します。

どうして作業時間の記録が必要なのか?

こんにちは。

構造と一級建築士20年の実績!

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トリノメライフ
タテエツこと、立石エツコです。

設計の仕事に限らないと思いますが、

・実際にかかった作業時間を出して
・その時間に見合った請求書を作る

という事があります。

複数の物件を同時に進めるので、
それぞれにかかった時間を記録しておかないと、
この時に分からなくなるんですよね^^;

記録に使うのはウィークリー

夫はその記録に、ウィークリーの時間軸を使っているんです。

時間軸部分に書くのは

どの時間に
・どの物件の作業をしていたか?

そして、下の空欄を利用して、
「その日の合計時間」を記録します。

こうしておけば、後で見返してもわかりやすいし、
請求書を書くときに、それぞれの仕事に
かかった時間を集計するのがとてもラクになります。
(^^)

予定を書き込むというよりは、
実際やったことの記録がメインなので、

「未来よりも過去を重視した使い方」

ですね。

色分けでより見やすく

文字で書くのも便利ですが、

・取引先
・担当しているお客様

など、数や種類がある程度決まっている場合は、
マーカーで色分けすると見やすくなります。

この方法のメリットは、事前に色を決めるので記入の時に

「この仕事は何色にしようかな?」

と、考えなくても良くなること。
集中して取り組みやすくなります。

色選びに迷う人(私みたいな(笑)は、

「1色で書いて後で色分け」

が、オススメです(^^)

振り返りを意識するためのタテ線の使い方

トリノメ手帳のウィークリーページには、
薄いタテの線が入っています。

関連記事>>トリノメ手帳について

うっすらとしたグレーの点線。これは

一日のスケジュールの予定と実際を比べるため

に入れています。

使い方ですが、

・左側に予定
・右側に実行結果

を書きます。

こんな風に点線で矢印をつなぐと、

「実際と予定がどれだけズレたか?」

が目で見てわかるので、次に同じような
予定を組む時の参考になります。

線だけだと見にくい場合は、
片方をマーカーで塗ってみると
もっと分かりやすくなりますよ(*^^*)

予定と実際の差が見えれば、改善点も見えてくる

スケジュールは、立てることも大事ですが、

「実行可能なスケジュールになっているのか?」

を、確認することはもっと大事。

「自分の許容量・作業効率」

わかりやすく言えば

「これくらいなら確実にできるな」
という見積もりが自分でできるようになること。

どんなにしっかり計画をたてても、
できなかったら全部ズレこんでしまいますから
(^_^;)

予定と実際に差がどれくらいか分かると
次に予定を立てる時、かかる時間の見積もり方が変わってきます。

1時間でできる予定にしたけど、
実際は2時間かかってしまうとか。

段取りが大きく変わってきますよね。

そして、

どうすれば改善できるのか?

という糸口も見つけやすくなります。

いつも探しものが多くて
時間がかかっているとわかったとします。

そんな時は、まず整理するだけでも効率があがります。

何度も同じ書類を作っていると分かったら、

・データ化して再利用しやすくするとか、
・次に使いやすい場所にしまうとか、

色々と有効なアイデアも出てきます。

アイデアを実行してみて、
検証してみる。

このサイクルを作って回すことが
やりたいことを着実にこなすためには
とても重要です(^^)

関連記事>>実行と改善を予定に盛り込む、手帳を使ったサイクルの作り方

このタテ線。

あえてとても薄い色にしているので、
不要な場合は無視して使って下さいね。

記録と振り返りに手帳を活用して業務の効率化を目指しましょう

記録や振り返りにつかえるツールはいろいろとありますが、手書きはルールが決まっていないので、気楽に使い始めることができます。

時間を上手に使うには、実行、振り返り、改善のサイクルが重要です。手帳もどうぞ活用してみてくださいね。

このタテ線。

あえてとても薄い色にしているので、
不要な場合は無視して使って下さいね。

このタテ線。

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(^^)

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